Documentos legais

Retenção e Descarte

1. OBJETIVO

1.1. Este documento tem por objetivo estabelecer as regras para retenção e
descarte de informações da Freedom.AI.

2. ABRANGÊNCIA

2.1. Este é um documento interno, com valor jurídico e aplicabilidade imediata e
indistinta, a partir de sua publicação, aos colaboradores, parceiros e fornecedores
da Freedom.AI.

3. DEFINIÇÕES

Ativo Intangível: Todo elemento que possui valor e que esteja em suporte digital
ou se constitua de forma abstrata, mas registrável ou perceptível, a exemplo,
mas não se limitando à dados, reputação, imagem, marca e conhecimento.
Ativo Tangível: caracteriza-se por possuírem um corpo físico.
Ativo: É qualquer coisa que tenha valor e precisa ser adequadamente protegido.
Descarte Seguro: Forma de descarte em que as informações são inutilizadas por
processos de sanitização física ou lógica, de modo que impossibilite a sua
recuperação ou acesso por pessoas não autorizadas.
Dispositivos Removíveis de Armazenamento de Informação: Dispositivos capazes
de armazenar informações que pode ser removida do equipamento,
possibilitando a portabilidade dos dados, como CD, DVD e pen drive.
Incidente de Segurança da Informação: Ocorrência identificada de um estado
de sistema, dados, informações, serviço ou rede, que indica possível violação à
Política de Segurança da Informação ou Normas Complementares, falha de
controles ou situação previamente desconhecida, que possa ser relevante à
segurança da informação.
Informação: É o conjunto de dados que, processados ou não, podem ser
utilizados para produção, transmissão e compartilhamento de conhecimento,
contidos em qualquer meio, suporte ou formato.
Reter: Armazenar informações em ativos de informação, independe se o suporte
onde as informações estão seja físico ou digital.
Sanitização: processo que torna inviável a recuperação dos dados por métodos
de limpeza, expurgo e destruição.
Tentativa de Burla: A tentativa de burlar as diretrizes e controles estabelecidos,
quando constatada, deve ser tratada como uma violação.
Terceiro: Prestador de serviço, terceirizado, fornecedor, credenciado, consultor,
instrutor e parceiro.
Violação: Qualquer atividade que desrespeite as regras estabelecidas nos
documentos normativos.
4. DIRETRIZES GERAIS

4.1. O descarte seguro é parte essencial do ciclo de vida da informação física e
lógica, e visa garantir que o conteúdo de propriedade ou sob a responsabilidade da
Freedom.AI não seja recuperado ou acessado por pessoas não autorizadas.

4.2. As informações físicas ou lógicas devem ser descartadas de modo que
impossibilite sua recuperação por meio de processos de sanitização, nos termos
deste Procedimento.

4.3. Para o descarte seguro de informações físicas, como papéis, documentos e
rascunhos, os usuários devem utilizar as fragmentadoras ou trituradoras
disponibilizadas em cada Área de Negócio, preferencialmente ao lado de cada
Impressora, sob responsabilidade do Gestor da Área.
4.3.1. O colaborador deve estar atento ao limite da quantidade de folhas que
podem ser inseridas nas fragmentadoras ou trituradoras e, no caso de dúvidas,
acionar a Área de Tecnologia da Informação.

4.4. O descarte de informações lógicas armazenadas em mídias como CDs, DVDs,
smartcards, cartões magnéticos, pen drives, dispositivos de armazenamento
magnético e ópticos, deve ser avaliado e realizado somente pelo Área de
Tecnologia da Informação, considerando:
4.4.1. Se as mídias serão reutilizadas internamente, doadas ou inutilizadas, de
acordo com as necessidades para realização das atividades na Freedom.AI;
4.4.2. Se ocorrerá a sanitização física das mídias ou apenas lógica.

4.5. A sanitização lógica das informações deve ser realizada pela Área de
Tecnologia da Informação, por meio de processos de limpeza ou expurgação dos
dados, de acordo com os exemplos abaixo:
4.5.1. Limpar: Reescrição dos dados com comandos padrão do próprio dispositivo,
ou redefinição do dispositivo para o estado de fábrica;
4.5.2. Expurgar: Sobrescrição de dados (processo wipe), desmagnetização do
dispositivo e apagamento criptográfico.

4.6. Já a sanitização física das mídias de maneira segura deve ser realizada com
processos de destruição, por meio do uso de fragmentadoras ou trituradoras
adequadas.

4.7. Os processos de sanitização física e lógica das mídias estão descritos no
“Anexo I -Tabela de mídia (suporte) x instrução de descarte seguro”.

4.8. Para decidir quanto aos processos de limpeza, expurgação ou destruição, o
Área de Tecnologia da Informação deve seguir o procedimento indicado no “Anexo II
- Fluxo para apoio na tomada de decisão quanto ao descarte”.
4.9. As atividades de sanitização física ou lógica das mídias podem ser
terceirizadas pela Área de Tecnologia da Informação, que deve garantir a
formalização de acordos de confidencialidade e laudo que garanta o descarte
definitivo das informações.

5. NECESSIDADE DE DESCARTE

5.1. Em se tratando de dados pessoais, a Área de Negócio deve realizar inventário e
acompanhando do inventário de dados pessoais sob sua custódia, devendo
proceder com a eliminação dos dados após seu prazo de retenção legal ter sido
atingido, conforme Tabela de Temporalidade de Dados Pessoais.

5.2. No pedido de eliminação de dados pessoais por titular de dados, em se
tratando de dados pessoais armazenados em Backup, deverá ser avaliada a
possibilidade, esforço e custo para realização do descarte dos dados pessoais.

5.3. Não sendo viável, informar ao titular de dados quanto à não viabilidade de
exclusão e garantindo que estes dados pessoais, quando houver necessidade de
restauração de fita de backup que os contenha, não serão tratados.

5.4. Em não se tratando de dados pessoais, a Área de Negócio deverá, em conjunto
com a Área de Tecnologia da Informação, avaliar custos quanto à realização de
descarte, levando em consideração recursos e tecnologia envolvidos.

5.5. No caso de realizada opção do “Não descarte” das informações, deve o
gerente assinar termo de retenção da informação, avaliando em conjunto com o
Jurídico os possíveis impactos legais da retenção de determinada informação.

6. RESPONSABILIDADES

6.1. Área de Tecnologia da Informação
a) Apoiar, quando solicitado, no descarte seguro de informações físicas, sempre que
solicitado pelos usuários da Freedom.AI;
b) Avaliar se as mídias que armazenam informações da Freedom.AI serão doadas,
reutilizadas internamente ou inutilizadas, antes de realizar o descarte seguro;
c) Avaliar qual processo de sanitização será utilizado, entre limpar, expurgar e
destruir;
d) Realizar a sanitização física e lógica das informações da Freedom.AI de maneira
segura;

6.2. Jurídico
a) Garantir a formalização de acordos de confidencialidade junto as empresas
terceirizadas que realizam o processo de destruição física ou lógica das mídias.
6.3. Gestores
e) Garantir e gerenciar o cumprimento deste Procedimento e demais documentos
complementares pelos seus colaboradores;
6.4. Colaboradores
f) Cumprir, estar ciente e manter-se atualizado com esse Procedimento e
documentos complementares;
g) Utilizar as fragmentadoras ou trituradoras disponíveis para o descarte seguro de
informações físicas;
h) Contatar a Área de Tecnologia da Informação sempre que for necessário realizar
o descarte seguro de mídias e de informações lógicas
i) Cumprir a legislação nacional vigente e demais instrumentos regulamentares
relacionados às atividades profissionais na Freedom.AI.

7. PENALIDADES

7.1. Violações: Qualquer atividade que desrespeite as disposições estabelecidas
nesta Norma ou em quaisquer dos documentos complementares da Freedom.AI deve
ser considerada como uma violação e tratada pela Freedom.AI a fim de apurar as
responsabilidades dos envolvidos de acordo com as “Medidas Disciplinares” da
Freedom.AI visando aplicação de sanções cabíveis previstas em cláusulas
contratuais e na legislação vigente.

7.2. Tentativa de Burla: A tentativa de burlar as diretrizes e controles estabelecidos,
quando constatada, deve ser tratada como uma violação.

8. DISPOSIÇÕES FINAIS

8.1. Este Procedimento deve ser revisado, no mínimo, anualmente, ou sempre que
existir a necessidade de alterações nos critérios definidos nas demais normas e
políticas específicas da Freedom.AI.

8.2. O presente Procedimento deve ser lido e interpretado sob a égide das leis
brasileiras, no idioma português, em conjunto com as normas e procedimentos
aplicáveis pela Freedom.AI.

8.3. Este Procedimento bem como os demais documentos que a complementam
encontram-se disponíveis na intranet ou, em caso de indisponibilidade, podem ser
solicitadas a Área de Tecnologia da Informação da Freedom.AI.

8.4. Qualquer dúvida relativa a esta Norma deve ser encaminhada a Área de
Tecnologia da Informaçãoda Freedom.AI por meio do e-mail dpo@freedomai.com.br.
9. ANEXO I - TABELA DE DESCARTE

INFORMAÇÕES FÍSICAS

Forma de Descarte Instrução

Destruir Utilizar trituradores que preferencialmente produzam partículas que são de 1
mm x 5 mm ou de tamanho menor;

No caso de documentos de Alta Categorização de segurança, com alto nível de
sigilo e importância, Utilizar incineradores ou ferramentas para desintegrar o
papel. Recomendamos que este processo seja feito com empresas
ambientalmente responsáveis.

DISPOSITIVOS DE REDE – Switches, Roteadores e Modem

Forma de Descarte Instrução

Limpar Restaurar as definições do fabricante, a fim de redefinir as configurações
conforme “padrão de fábrica”.

Expurgar Veja Destruir. Contudo, recomendamos consultar o fabricante a fim de verificar
se o dispositivo tem capacidade de expurgar dados, com o uso de técnicas de
sanitização.

Destruir Utilizar trituradores capazes de suportar esses dispositivos;
Utilizar incineradores autorizados. Recomendamos que este processo seja feito
com empresas ambientalmente responsáveis.

Nota Caso os dispositivos de rede contenham mídias de armazenamento removíveis,
devem ser removidas e sanitizadas com técnicas específicas para mídias.

DISPOSITIVOS MÓVEIS

Forma de Descarte Instrução

Limpar Selecionar no dispositivo a opção de sanitização, similar a “Apagar todo o
conteúdo”, “Limpeza” ou restaurar as definições do fabricante, a fim de
redefinir as configurações padrão de fábrica;
Realizar o processo de wipe, onde ocorre a sobrescrita de dados aleatórios ou
sequências de zeros e um, a partir de um comando no próprio dispositivo.

Destruir Utilizar trituradores capazes de suportar esses dispositivos;
Utilizar incineradores autorizados. Recomendamos que este processo seja feito
com empresas ambientalmente responsáveis.

Nota Após a operação de limpeza, navegar pelo dispositivo em áreas como histórico,
fotos, browser, arquivos, a fim de verificar se nenhuma informação ficou retida
no dispositivo.
EQUIPAMENTOS PARA CÓPIA, IMPRESSÃO OU OUTRAS MÁQUINAS MULTIFUNCIONAIS

Forma de Descarte Instrução

Restaurar as definições do fabricante, a fim de redefinir as configurações
Limpar padrão de fábrica.

Veja Limpar. Contudo, recomendamos consultar o fabricante a fim de verificar
Expurgar se o dispositivo tem capacidade de expurgar dados, com o uso de técnicas de
sobrescrição ou apagamento.

Utilizar trituradores capazes de suportar esses equipamentos;
Destruir Utilizar incineradores autorizados. Recomendamos que este processo seja feito
com empresas ambientalmente responsáveis.

Nota Retirar a tinta ou toner dos equipamentos, antes da destruição.

MÍDIA MAGNÉTICA – DISCOS MAGNÉTICOS

Forma de Descarte Instrução

Limpar Realizar o processo de wipe, onde ocorre a sobrescrita de dados aleatórios ou
sequências de zeros e um, a partir de um comando no próprio dispositivo.

Expurgar Desmagnetizar a mídia magnética.

Utilizar trituradores capazes de suportar essas mídias;
Destruir Utilizar incineradores autorizados. Recomendamos que este processo seja feito
com empresas ambientalmente responsáveis.

Nota A desmagnetização normalmente torna o disco permanentemente inutilizável.

MÍDIA MAGNÉTICA – FITAS

Forma de Descarte Instrução

Substituir os dados utilizando um sistema com características semelhantes ao
Limpar que originalmente gravou os dados.

Expurgar Desmagnetizar a mídia magnética.

Utilizar trituradores capazes de suportar essas mídias;
Destruir Utilizar incineradores autorizados. Recomendamos que este processo seja feito
com empresas ambientalmente responsáveis.
MÍDIA MAGNÉTICA – DISCOS RÍGIDOS

Forma de Descarte Instrução

Limpar Realizar o processo de wipe, onde ocorre a sobrescrita de dados aleatórios ou
sequências de zeros e um, a partir de um comando no próprio dispositivo.

Utilizar o comando de sanitizar, caso esteja disponível, e realizar o processo de
Expurgar wipe sete vezes;
Realizar o apagamento criptográfico e utilizar o comando de sanitizar;
Desmagnetizar a mídia magnética.

Utilizar trituradores capazes de suportar essas mídias;
Destruir Utilizar incineradores autorizados. Recomendamos que este processo seja feito
com empresas ambientalmente responsáveis.

Nota A desmagnetização normalmente torna o disco permanentemente inutilizável.

MÍDIA ÓPTICA

Forma de Descarte Instrução

Utilizar trituradores capazes de suportar essas mídias;
Utilizar incineradores autorizados. Recomendamos que este processo seja feito
Destruir
com empresas ambientalmente responsáveis.

MEMÓRIA FLASH

Forma de Descarte Instrução

Limpar Realizar o processo de wipe, onde ocorre a sobrescrita de dados aleatórios ou
sequências de zeros e um, a partir de um comando no próprio dispositivo.

Utilizar o comando de sanitizar, caso esteja disponível, e realizar o processo de
Expurgar wipe;
Realizar o apagamento criptográfico e utilizar o comando de sanitizar.

Utilizar trituradores capazes de suportar essas mídias;
Destruir Utilizar incineradores autorizados. Recomendamos que este processo seja feito
com empresas ambientalmente responsáveis.

MEMÓRIA FLASH – USB MÍDIA REMOVÍVEL

Forma de Descarte Instrução

Limpar Normalmente a mídia removível USB não possui comando de sanitizar.

Expurgar Realizar o processo de wipe, onde ocorre a sobrescrita de dados aleatórios ou
sequências de zeros e um.

Forma de Descarte Instrução

Realizar o processo de wipe, onde ocorre a sobrescrita de dados aleatórios ou
Limpar/Expurgar sequências de zeros e um, a partir de um comando no próprio dispositivo ou
ferramenta específica.

Utilizar trituradores capazes de suportar essas mídias;
Destruir Utilizar incineradores autorizados. Recomendamos que este processo seja feito
com empresas ambientalmente responsáveis.

MEMÓRIA FLASH INCORPORADA EM DISPOSITIVOS

Forma de Descarte Instrução

Se suportado, restaurar as definições do fabricante, a fim de redefinir as
Limpar configurações padrão de fábrica.

Expurgar Remover do dispositivo e destruir.

Utilizar trituradores capazes de suportar essas mídias;
Destruir Utilizar incineradores autorizados. Recomendamos que este processo seja feito
com empresas ambientalmente responsáveis.

Nota Antes do processo de sanitização, verificar se dados sensíveis estão presentes.

MEMÓRIA RAM E ROM - (MEMÓRIA DRAM)

Forma de Descarte Instrução

Desligue o dispositivo, remova a fonte de energia, a bateria e a memória
Limpar DRAM.

Utilizar trituradores capazes de suportar essas mídias;
Destruir Utilizar incineradores autorizados. Recomendamos que este processo seja feito
com empresas ambientalmente responsáveis.

A memória DRAM deve permanecer sem energia por pelo menos 5(cinco)
Nota minutos.

MEMÓRIA RAM E ROM - (MEMÓRIA EAPROM)

Forma de Descarte Instrução

Limpar Realizar o processo de sanitização, conforme manual do fabricante.

Forma de Descarte Instrução

Realizar o processo de wipe, onde ocorre a sobrescrita de dados aleatórios ou
Limpar/Expurgar sequências de zeros e um, a partir de um comando no próprio dispositivo ou
ferramenta específica.

Utilizar trituradores capazes de suportar essas mídias;
Destruir Utilizar incineradores autorizados. Recomendamos que este processo seja feito
com empresas ambientalmente responsáveis.

No caso de verificação de dados e informações armazenados em disquetes, estas
informações e dados deverão ser atualizados para mídia mais recente e feito o
descarte dos disquetes.

MÍDIA MAGNÉTICA - DISQUETES

Forma de Instrução
Descarte

Limpar Realizar o processo de wipe, onde ocorre a sobrescrita de dados aleatórios ou
sequências de zeros e um, a partir de um comando no próprio dispositivo.

Expurgar Desmagnetizar a mídia magnética.

Utilizar trituradores capazes de suportar essas mídias;
Destruir Utilizar incineradores autorizados. Recomendamos que este processo seja feito com
empresas ambientalmente responsáveis.
10. ANEXO II – FLUXO PARA APOIO NA TOMADA DE DECISÃO

Nível Funções

Documentos confidenciais, conforme política de classificação da
Alta categorização de segurança informação. Dados pessoais. Documentos sob custódia de
diretoria

Documentos Internos, conforme política de classificação da
Média categorização e segurança
informação. Documentos sob custódia de Gerentes de Unidade.

Documentos públicos, conforme política de classificação da
Baixa categorização de segurança
informação. Documentos sob custódia de Colaboradores.

Reuso da Mídia: Uma decisão importante sobre a higienização é se a mídia está
planejada para reutilização ou reciclagem. Algumas formas de mídia são
frequentemente reutilizadas para conservar os recursos de uma organização.

Se a mídia não se destinar a ser reutilizada dentro ou fora de uma organização
devido a danos ou outro motivo, o método de controle mais simples e mais
econômico pode ser destruir.